5 Maneiras de melhorar o gerenciamento de despesas com seu empregado

5 Formas de melhorar o gerenciamento de despesas com seu empregado
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Você descobriu recentemente grandes buracos no seu orçamento apenas para descobrir que eles estão cada vez mais devido a despesas não contabilizadas dos funcionários? As contas de despesas corporativas são uma ótima característica das empresas, mas também podem ser prejudiciais se não forem gerenciadas adequadamente.

Você descobriu recentemente grandes buracos no seu orçamento apenas para descobrir que eles estão cada vez mais devido a despesas não contabilizadas dos funcionários? As contas de despesas corporativas são uma ótima característica das empresas, mas também podem ser prejudiciais se não forem gerenciadas adequadamente. Se você está desperdiçando o departamento de contabilidade ou horas de gerenciamento perseguindo relatórios de despesas ou perdendo milhares de dólares em despesas que não podem ser justificadas, você provavelmente sofrerá alguns problemas importantes de fluxo de caixa mais cedo ou mais tarde.

De incentivar melhores comportamentos para melhorar as limitações, aqui estão algumas maneiras de melhorar seu gerenciamento global de despesas.

  1. Limite contas de despesas.

    Se você está tendo dificuldade em apontar exatamente o que as contas de despesas estão pagando, limitar o número de contas ativas é uma maneira de evitar que os custos sejam fora de controle. Use um provedor de cartão de crédito que suporte a criação de cartões de funcionários com limites de gastos específicos, ou forneça contas de caixa com um pagamento diário. Se um funcionário precisar de despesas além do valor fixado, exigir recibos e justificação para despesas com a conta. Você pode querer dar um passo extra ao determinar as alocações pela posição ou mandato do funcionário para manter os processos estruturados e compreensíveis à medida que sua empresa cresce.

  2. Fornecer incentivos para encorajar o rastreamento de despesas.

    O rastreamento de despesas é outra responsabilidade que seus funcionários podem não querer assumir. Adicionar mais papelada enquanto eles já estão em uma viagem de negócios pode ser frustrante, então, dê-lhes um incentivo para fazê-lo. Forneça vantagens adicionais ou pagamentos diários para envio de recebimento no prazo, talvez na forma de um concurso de departamento ou de toda a empresa. Algumas vantagens a considerar podem incluir pequenos presentes, reconhecimento de funcionários ou almoços. Enquete seus funcionários para descobrir quais benefícios eles gostariam de receber e, em seguida, crie padrões e limiares para a emissão de prêmios para que os funcionários saibam o que pretender.

  1. Esclarecer despesas aceitáveis ​​e inaceitáveis.

    O que você acha que é uma despesa de empregado aceitável e o que um funcionário pensa pode ser duas coisas diferentes. Em vez de ter argumentos com os funcionários sobre despesas desnecessárias, crie um manual operacional que defina exatamente o que você considera despesas aceitáveis ​​para custos comuns, como almoços, jantares e suprimentos de negócios. Isso deve incluir limitações máximas em despesas, tais como passagens aéreas, refeições ou hotéis e upgrades de endereços e complementos que seus funcionários possam ter a intenção de adicionar à sua conta de despesas. Razoável e justificável deve ser explicado nos termos mais diretos e mais claros.

  1. Sincronize as instruções da placa corporativa com o software de contabilidade.

    Muitos programas de contabilidade extraem transações de cartão diretamente do back-end do cartão de crédito para que você não esteja gastando uma quantidade significativa de tempo combinando recibos nas transações.Você também pode exigir que os funcionários usem um software de rastreamento de despesas e relatórios para que eles possam verificar e combinar recibos em tempo real. Isso ajudará a manter tudo coordenado - e ajudá-lo a identificar quaisquer violações de regras de despesas aceitáveis.

  2. Automatize as restrições de despesas.

    Use sistemas de gerenciamento de despesas que permitem definir parâmetros em custos de despesas, categorias e despesas inaceitáveis. Quando você lida com esses custos automaticamente, reduz o tempo gasto no sistema. Se houver grandes problemas, o sistema traz estes à sua atenção sem exigir sua contribuição no dia-a-dia. Dê aos funcionários a oportunidade de ver como esse software funciona para que eles compreendam como você estará monitorando seus gastos. Isso deve ajudar a diminuir drasticamente o número de funcionários que violam as regras de despesas.

Finalmente, não esqueça que alguns funcionários simplesmente não "obtenham". Você pode considerar a revogação de privilégios de conta de despesas de funcionários que estão continuamente violando as regras da empresa e, em vez disso, exigem o seu desembolso inicial de despesas.

Com apenas reembolsar despesas aceitáveis, você deve virtualmente eliminar o potencial de violações. Claro, tenha em mente que os funcionários que devem ter grandes despesas podem não ter recursos pessoais para fazer isso - trabalhar para sua empresa não deve criar um fardo indevido para seus funcionários. Ao encontrar um ponto de encontro harmonioso, sua empresa, seus funcionários e sua gestão de despesas devem encontrar todos os meios mais produtivos.