Como gerenciar registros de despesas de negócios

Gerenciar registros de despesas de negócios
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Se você tomou o tempo para fazer uma lista de todas as tarefas que você precisa fazer para gerenciar sua empresa e, em seguida, ordenou-os em termos de quanto você gostou de fazê-los, onde a gestão de registros de despesas virá dentro? Duzentos e setenta? Ou ainda mais baixo? Mas, embora a maioria de nós considere definitivamente a gestão de registro de negócios para ser um trabalho mais fácil e tende a dar uma baixa prioridade, um bom gerenciamento de registros não só facilita nossa vida profis

Se você tomou o tempo para fazer uma lista de todas as tarefas que você precisa fazer para gerenciar sua empresa e, em seguida, ordenou-os em termos de quanto você gostou de fazê-los, onde a gestão de registros de despesas virá dentro? Duzentos e setenta? Ou ainda mais baixo?

Mas, embora a maioria de nós considere definitivamente a gestão de registro de negócios para ser um trabalho mais fácil e tende a dar uma baixa prioridade, um bom gerenciamento de registros não só facilita nossa vida profissional, mas pode nos dar um verdadeiro estresse quanto ao tempo de impostos.

Veja o que você pode fazer para tornar o gerenciamento de registros fácil:

1. Mantenha suas despesas comerciais e pessoais separadas.

Parece fácil, não é? Mas esta é a parte do gerenciamento de registros que faz a maioria das pessoas. Se você leva um cliente em potencial para uma partida de golfe, por exemplo, é uma despesa pessoal ou uma despesa comercial? (A resposta é pessoal, porque as taxas verdes não são despesas comerciais dedutíveis.) Os veículos que você usa para razões pessoais e comerciais são outro problema perene. Você precisa saber o que se qualifica como despesas empresariais legítimas e o que não, e certifique-se de que seus registros de negócios refletem isso com precisão (veja o que as despesas comerciais podem reivindicar).

2. Obtenha documentação suficiente para todas as despesas comerciais.

Muitos empresários cometem o erro de pensar que "listas" são suficientemente boas para fins de gerenciamento de registros. Por exemplo, eles têm uma lista de compras nas declarações do cartão de crédito e acham que é bom o suficiente em termos de reivindicar essas compras como despesas comerciais.

Infelizmente, a CRA (Agência de Receita do Canadá) é mais exigente. Eles não aceitam declarações de cartão de crédito ou cheques cancelados como documentação suficiente para despesas quando uma fatura ou recibo normalmente seria emitido. Veja, posso reclamar despesas comerciais sem recibo. O IRS é mais indulgente e, na ausência de um recibo, geralmente aceitará declarações de cartões de crédito e cheques cancelados como prova de reclamações de despesas.

Em termos de manutenção de registros, há dois pontos a ter em mente:

a) Receba sempre um recibo . Tenha o hábito de solicitar um recibo sempre que fizer uma compra - por menor que seja. Pequenas despesas somam, também, e você precisa da documentação para os registros comerciais.

b) Rotule seus recibos, se necessário . Ainda existem negócios em torno de que distribuem recibos que não têm nada neles, exceto a data em que o item foi comprado e quanto custa - o que não é muito útil quando você está olhando para um recibo tentando descobrir o que o O item em questão foi e qual categoria de despesas comerciais se enquadra.

Quando você recebe um recibo, olhe para ele e escreva as informações faltantes / relevantes sobre ele, como o que o recibo e a categoria de despesas.Consulte 4 Dicas para manipulação de recibos para obter mais informações sobre como manter seus recibos diretamente mais fáceis.

3. Obtenha uma conta bancária separada para o seu negócio e use-a.

Enquanto as taxas para contas bancárias de negócios são notoriamente altas em comparação com contas pessoais, uma conta bancária de negócios é absolutamente necessária para uma boa gestão de registros comerciais. Uma conta bancária do negócio ajuda você a manter suas despesas comerciais e pessoais separadas. Você depositará todas as receitas de sua empresa na conta comercial e retirará apenas as despesas ou pagamentos relacionados a negócios da conta comercial.

Que tipo de conta bancária de negócios você deve obter? Uma conta chequing - preferencialmente uma que entrega declarações mensais e retorna seus cheques cancelados para você.

As verificações de negócios ajudam a tornar seu gerenciamento de registros fácil porque você pode usar a linha de memorando na frente de cada cheque para documentar a finalidade comercial da despesa.

4. Tenha e use um cartão de crédito separado para despesas comerciais.

O uso de seus cartões de crédito pessoais para fins comerciais rapidamente irá colocá-lo em um quagmire de gerenciamento de registros. Um cartão de crédito comercial simplifica muito a sua gestão de registros comerciais, ajudando a manter suas despesas pessoais e comerciais separadas. (Também ajuda a tornar sua empresa mais profissional.)

5. Mantenha um registro de quilometragem da sua viagem de negócios.

Se você usar qualquer um dos seus veículos para fins comerciais, um registro de milhagem será de grande ajuda no gerenciamento de registros.

Observe a leitura de quilometragem (ou quilômetro) no odômetro no início do ano e, em seguida, insira a quilometragem por data cada vez que você usa o veículo para uma finalidade comercial. Manter o seu registro de milhagem na caixa de luvas do seu veículo tornará isso fácil. Se você tiver mais de um veículo que você usa para fins comerciais, mantenha um registro de milhagem em cada um. Veja também: Despesas de veículos a motor (imposto de renda no Canadá).

6. Mantenha todos os registros comerciais para um determinado ano fiscal juntos e em um só lugar.

Ter seus registros de negócios espalhados por todo o lugar é um desperdício de tempo real quando se trata de contabilidade ou preparação de seus impostos, e organizar seu sistema de gerenciamento de registro de negócios por ano fiscal tornará muito mais fácil encontrar os registros comerciais que você precisa quando você precisar deles.

Precisa de ajuda para configurar um sistema de arquivamento? Consulte Mastering Your Filing System para obter dicas.

7. Mantenha seus registros de negócios pelo tempo correto.

Por algum motivo, parece haver muita confusão sobre quanto tempo você tem para manter seus registros comerciais. Para fins fiscais, "se você arquivar seu retorno a tempo, mantenha seus registros por um mínimo de seis anos após o final do ano de tributação ao qual eles se relacionam" (CRA). Este período de seis anos começa a partir da última vez que você usou os registros comerciais, não desde o momento em que ocorreu a transação. Para obter mais informações sobre como manter registros comerciais para o CRA, veja quanto tempo eu tenho que manter meus registros comerciais.

Para declarações de impostos dos EUA, "mantenha registros de 3 anos a partir da data em que você arquivou seu retorno original ou 2 anos a partir da data em que você pagou o imposto, o que ocorrer mais tarde, se Você declara um pedido de crédito ou reembolso depois de arquivar o seu retorno.Mantenha registros de 7 anos se você apresentar um pedido de perda de títulos sem valor ou dedução de dívidas incobráveis ​​"(IRS).

8. Software de contabilidade torna fácil

Com sua facilidade de uso, acessibilidade a partir de dispositivos móveis e de baixo custo, os pacotes de software de contabilidade de pequenas empresas baseados na nuvem de hoje podem simplificar muito o gerenciamento de registros (consulte 6 Vantagens do uso de software de contabilidade de pequenas empresas). Por cerca de US $ 10 / mês, fornecedores de software, como FreshBooks e Zoho, oferecem inicialização básica Pacotes adequados para freelancers e empresas individuais, incluindo faturamento, rastreamento de despesas e relatórios simples. Pense nas vantagens de, por exemplo, enviar uma fatura diretamente do seu smartphone, tirar uma foto de um recibo de almoço com um cliente e gravar como uma despesa, ou acompanhar o tempo faturável com um temporizador incorporado.

Essas oito coisas que você pode fazer para tornar seu gerenciamento de registros fácil não são difíceis. Como muitos dos negócios administrativos relacionados à execução de um negócios, eles só exigem estabelecer bons hábitos e persistência. Mas se você aplicar essas regras agora e seguir, você verá uma enorme diferença no próximo tempo de imposto e sua contabilidade será mais fácil durante todo o ano.

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